Avainsanat

, , , , , , , ,

Minkä hyvänsä muutoksen yhteydessä yksi vaikeimmista asioista on arvioida omia mahdollisuuksia ja rajoitteita. Tässä yhteydessä tarvitaan välineitä joiden avulla on mahdollista tarkastella muutoksen toteuttamiseen liittyviä asioita etäältä niin, että tunteet, erityisesti muutokseen liittyvät huolet, eivät liikaa rajoita ideointia. Hyvä väline tähän voi olla SWOT-analyysi, jota on käytetty yleensä ongelmanratkaisun ja projektisuunnittelun työkaluna. Sitä voi käyttää myös henkilökohtaisena työvälineenä ja  Internetistä löytyy useitakin resursseja, joista saa lisätietoa ja lomakepohjia SWOT-analyysin avuksi. Tämä postaus perustuu kahteen Internetin tietolähteeseen, jotka liittyvät oppimisen ohjaukseen ja mentorointiin. Niihin voi perehtyä tästä ja tästä. Sitä mukaa, kun omat kokeiluni etenevät, voin uskoakseni täydentää tätä postausta erityisesti ammatillisen kehityksen ja asiantuntijaksi kehittymisen näkökulmasta. Postauksen lopussa onkin yksi pieni esimerkki SWOT-analyysin tekemisestä.

Matkalla SWOT-analyysin pariin. Kuva Igor Morski http://www.mymodernmet.com/profiles/blogs/igor-morski-surreal-artworks

Vahvuuksia voi hakea pohtimalla mitä vahvuuksia itsellä on ja mitä resursseja on käytettävissä.  Heikkoudet taas ovat alueita, joilla on tarpeen parantaa omaa toimintaa. Mahdollisuuksiin voi lukea esimerkiksi toiminnassa olevia, itseä innostavia asioita tai näköpiirissä olevia mahdollisuuksia, joihin voisi tilaisuuden tullen tarttua. Uhat sisältävät esteitä tai rajoituksia, jotka hidastavat tai hankaloittavat muutosta. Ajatuksena on pohtia, missä kukin on SWOT-analyysiä tehtäessä suhteessa asettamiinsa tavoitteisiin ja minkälaisilla teoilla voi edesauttaa tavoitteiden saavuttamista.

SWOT-analyysin ensimmäisessä vaiheessa kerätään nelikenttään vapaasti ideoiden asioita siinä järjestyksessä, jossa ne ilmenevät. Ei siis ole tarpeen edetä määrätyssä järjestyksessä, vaan tavoitteena on herättää ajatuksia ja synnyttää ideoita. Toisessa vaiheessa siirrytään pohtimaan, missä määrin ja miten vahvuudet ja mahdollisuudet kompensoivat heikkouksia ja uhkia. Pohditaan siis, kuinka heikkouksia voi parantaa ja kuinka uhkiin voi varautua. Heikkous pyritään kääntämään kehitystavoitteeksi ja uhkia pyritään vähentämään esimerkiksi pohtimalla mahdollisuuksiin tarttumista, eikä kumpiakaan tulkita asioina, jotka tekevät muutoksen mahdottomaksi. Vahvuudet ja mahdollisuudet voivat siis kompensoida heikkouksia ja uhkia.

Sopivia apukysymyksiä SWOT-analyysin tekemiseksi ovat esimerkiksi seuraavat:

1. Vahvuudet

Missä olen hyvä? Missä toiset tietävät minun olevan hyvä? Minkä tekemisestä pidän? Minkälaiset asiat onnistuvat minulta hyvin? Mitä tietoja tai taitoja minulla on? Näitä kysymyksiä kannattaa ajatella myös emootioiden ja sosiaalisten taitojen näkökulmasta.

2. Heikkoudet

Onko asioita, taitoja tai alueita, joissa en ole tarpeeksi hyvä? Onko asioita, jotka vaikeuttavat muutosta? Mitä ominaisuuksia, tietoja tai taitoja tiedän tarvitsevani enemmän?

3. Mahdollisuudet

Kuinka voisin hyödyntää vahvuuksiani kompensoidakseni heikkouksiani? Mitä strategioita voisin kehittää tai käyttää hyödyntääkseni vahvuuksiani ja kompensoidakseni heikkouksiani? Mikä motivoi minua? Mitä pieniäkin muutoksia voisin tehdä, että muutos onnistuisi paremmin tai oppisin tehokkaammin? Lisäksi voi miettiä, miten voin käyttää vahvuuksiani hyödyksi kompensoidakseni heikkouksiani.

4. Uhat

Mikä aiheuttaa minulle epämukavuutta eri tilanteissa? Mikä hidastaa tai vaikeuttaa muutosta? Mikä alentaa motivaatiotani?

Henkilökohtaisen SWOT-analyysin ohjaamisessa on muutamia sudenkuoppia, joita kannattaa välttää.

  1. Tekijälle täytyy tarjota riittävät ja selkeät ohjeet analyysin tekemiseksi.
  2. Tekijällä täytyy olla riittävästi aikaa prosessoida kysymyksiä
  3. Tekijän täytyy tietää, että analyysi on tilannekohtainen. Se on yhtenä hetkenä määrätynlainen ja voi muuttua ja muuttuukin jatkuvasti.
  4. Tekijällä täytyy olla riittävä turvallisuudentunne, jotta vapaa ideointi ja luovuus ovat mahdollisia. Tekijä voi myös itse päättää, haluaako jakaa analyysin ohjaajan kanssa.
  5. Ohjaajan täytyy ymmärtää, että henkilöillä, joiden itsetunto ei ole hyvä, on taipumus korostaa heikkouksia vahvuuksien sijaan.
  6. Ohjaaja oppii myös itse kustakin prosessista, ja tämä hyödyttää myös ohjaajan ammatillista kehitystä.
  7. Analyysi täytyy ymmärtää myönteisenä ja miellyttävänä prosessina, joka hyödyttää muutoksen toteuttamista.

Teimme pienen kokeilun, jossa annoin pohjaksi työskentelyyn pienelle ryhmälle ICT-asiantuntijoita yllä olevan kuvauksen SWOT-analyysistä. Tämän jälkeen opastin työskentelemään työpareina, joissa toisen roolina oli olla konsulttina ja toisen konsultoitavana. Pyysin hyödyntämään yllä olevia apukysymyksiä. Viidentoista minuutin työskentelyn jälkeen edessä oli roolien vaihto. Työskentely tuotti hyviä analyysejä, jotka toivoakseni hyödyttivät myös tulevien tavoitteiden asettelua. Työskentelyn purkuvaiheessa pyysin konsulttia kertomaan konsultoitavan vahvuuksista ja mahdollisuuksista ja suosittelemaan mielestään sopivia kehitystavoitteita keskustelun perusteella. Sovelsimme SWOT-analyysiä myös yhteisen työskentelyn arviointiin. Tämä yhteenveto näkyy yllä olevassa nelikentässä.